Términos y condiciones y tratamiento de datos personales

• Fidelix / la Plataforma: el servicio de tarjetas de fidelización digitales y herramientas relacionadas, ofrecido bajo el nombre comercial “Fidelix”, en adelante “Fidelix”.
• Negocio: el comercio o profesional que crea una cuenta para ofrecer su programa de lealtad a sus clientes.
• Cliente Final: la persona que se inscribe en el programa de un Negocio para acumular sellos.
• Datos Personales: información de una persona identificada o identificable (ej. nombre, celular, correo, historial de sellos).
• Responsable: quien decide las finalidades y el uso de los Datos Personales.
• Encargado: quien trata los Datos Personales por cuenta y bajo instrucciones del Responsable.

Al marcar la casilla de aceptación y/o al usar la Plataforma, el Negocio y el Cliente Final declaran haber leído y aceptado estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos. Si no está de acuerdo, no debe usar la Plataforma.

Fidelix provee una herramienta tecnológica para crear y gestionar programas de fidelización (tarjetas de sellos digitales). Fidelix no es parte de la relación comercial entre el Negocio y sus Clientes Finales, no vende productos ni servicios del Negocio, y no controla las promociones, premios ni condiciones que cada Negocio define. La Plataforma también ofrece funciones de estadísticas, análisis y recomendaciones —algunas basadas en procesamiento automatizado o inteligencia artificial— descritas en la cláusula 19.

Respecto de los Datos Personales de los Clientes Finales:

• El Negocio actúa como Responsable del tratamiento: decide qué datos recopila de sus clientes, con qué finalidad y por cuánto tiempo, y es quien mantiene la relación con ellos.
• Fidelix actúa como Encargado / proveedor tecnológico: almacena y procesa los datos por cuenta y bajo instrucciones del Negocio, con el único fin de operar la Plataforma.

En consecuencia, cada Negocio usa y trata los Datos Personales de sus Clientes Finales bajo su propia y exclusiva responsabilidad, y es el Negocio quien debe obtener los consentimientos y cumplir las obligaciones legales frente a sus clientes.

• Recopilar y usar los Datos Personales únicamente con finalidades lícitas, informadas y legítimas.
• Obtener de sus Clientes Finales el consentimiento y las autorizaciones que exija la ley aplicable.
• Cumplir la legislación de protección de datos que le sea aplicable (por ejemplo, en Panamá, la Ley 81 de 2019 y su reglamentación; u otras normas equivalentes según el país donde opere).
• Atender los derechos de sus Clientes Finales (acceso, rectificación, actualización, supresión, oposición y revocación del consentimiento).
• No usar la Plataforma para spam, fraude, discriminación, ni fines ilícitos.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.

Al inscribirse, el Cliente Final autoriza que sus Datos Personales sean tratados por el Negocio (como Responsable) y por Fidelix (como Encargado) con la finalidad de operar el programa de lealtad: registrar su inscripción, acumular sellos, notificar premios y gestionar su tarjeta. El Cliente Final puede ejercer sus derechos y revocar su consentimiento en cualquier momento, principalmente ante el Negocio en el que se inscribió. Para el portal público de una inmobiliaria se aplica además la sección 20.

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, Fidelix provee la Plataforma “tal cual” (“as is”) y no será responsable por:

• El uso que el Negocio haga de los Datos Personales de sus Clientes Finales, ni por el incumplimiento por parte del Negocio de sus obligaciones legales.
• Las promociones, premios, calidad o entrega de productos/servicios ofrecidos por el Negocio.
• Daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos, en la medida permitida por la ley.
• Interrupciones, errores o indisponibilidad temporal de la Plataforma.
• Las decisiones que el Negocio o terceros tomen con base en resultados, estimaciones o recomendaciones generados de forma automatizada o mediante inteligencia artificial, cuya naturaleza es orientativa (ver la cláusula 19).

Nada en estos Términos excluye responsabilidades que, por ley, no puedan limitarse (por ejemplo, dolo, culpa grave, o las obligaciones propias que la normativa de protección de datos imponga a un Encargado). Esta cláusula se interpretará de la forma más amplia que permita la ley sin invalidar el resto del contrato.

El Negocio se obliga a mantener indemne a Fidelix frente a cualquier reclamación, sanción o gasto (incluidos honorarios legales razonables) que provenga de: (i) el uso que el Negocio dé a los Datos Personales; (ii) el incumplimiento por parte del Negocio de estos Términos o de la ley aplicable; o (iii) reclamaciones de sus Clientes Finales o de terceros relacionadas con su programa de lealtad.

Para operar el servicio, Fidelix trata, por cuenta del Negocio, datos como: nombre, número de celular, correo electrónico y el historial de sellos/premios del Cliente Final. Fidelix aplica el principio de minimización y no solicita datos sensibles. En los portales públicos de inmobiliarias se tratan, además, los datos descritos en la sección 20 (por ejemplo, el mensaje de una consulta, la propiedad de interés y los favoritos).

Fidelix aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los Datos Personales. Sin embargo, ningún sistema es 100% infalible, por lo que no se garantiza seguridad absoluta. En caso de un incidente de seguridad relevante, Fidelix actuará conforme a la ley aplicable.

Para prestar el servicio, Fidelix se apoya en proveedores de infraestructura y comunicaciones (por ejemplo, hosting, base de datos, envío de correos, procesamiento de pagos y proveedores de inteligencia artificial) que pueden estar ubicados fuera del país del Negocio o del Cliente Final. Estos proveedores actúan como subencargados y tratan los datos únicamente para prestar sus servicios.

Los Clientes Finales pueden solicitar acceso, rectificación, actualización, supresión, oposición y revocación del consentimiento sobre sus Datos Personales. Estas solicitudes se dirigen principalmente al Negocio (Responsable); Fidelix colaborará razonablemente en su atención, en su condición de Encargado. En el portal público de una inmobiliaria, además, puedes ejercer varios de estos derechos tú mismo desde tu cuenta (sección 20).

La Plataforma no está dirigida a menores de edad sin la autorización de su representante legal. Es responsabilidad del Negocio no inscribir a menores sin dicha autorización cuando la ley lo exija.

La marca, el software y el diseño de Fidelix son propiedad de su titular. El Negocio conserva la titularidad de su marca, logo y contenidos que cargue.

Fidelix puede actualizar estos Términos y la Política de Datos, y suspender o dar de baja cuentas que incumplan estas reglas o la ley. Los cambios relevantes se comunicarán por medios razonables.

Estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos se rigen por las leyes de la República de Panamá. Cualquier controversia o disputa que involucre a Fidelix se someterá a la jurisdicción de los tribunales de la República de Panamá. Lo anterior se aplica sin perjuicio de las normas imperativas de protección al consumidor o de protección de datos personales que, por ley, otorguen al Cliente Final el derecho a acudir a los tribunales o autoridades de su país de residencia.

Para asuntos legales o de protección de datos (incluido el ejercicio de tus derechos sobre tus datos personales) y para soporte general: soporte@usefidelix.com.

Fidelix usa únicamente cookies esenciales para que el sitio funcione: mantener tu sesión iniciada y recordar tu idioma. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros. Al continuar usando el sitio aceptas el uso de estas cookies esenciales; puedes borrarlas desde la configuración de tu navegador, aunque algunas funciones (como iniciar sesión) podrían dejar de funcionar. En los portales públicos de inmobiliarias solo se usa una cookie de sesión si el comprador inicia sesión en su cuenta; el contador de vistas no usa cookies y en esos portales no se cargan herramientas de publicidad ni de rastreo de terceros (solo la analítica de audiencia agregada y sin cookies del proveedor de infraestructura, sección 11).

Algunas funciones de Fidelix utilizan procesamiento automatizado de datos, algoritmos y, en ciertos casos, técnicas de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático para generar estadísticas, segmentaciones, estimaciones y recomendaciones que ayudan al Negocio a entender y fidelizar a sus clientes (por ejemplo: recurrencia de visitas, clientes con riesgo de no volver, sugerencias de a quién invitar, ticket promedio, niveles y estatus).

• Carácter orientativo. Los resultados, puntajes, segmentaciones y recomendaciones generados de forma automatizada o mediante IA son estimaciones y apoyos a la decisión, no certezas ni garantías, y pueden contener errores, imprecisiones o sesgos. El Negocio es responsable de revisarlos y de tomar sus propias decisiones; Fidelix no garantiza su exactitud, disponibilidad ni idoneidad para un fin particular.
• Supervisión humana. Fidelix no adopta, por sí solo y sin intervención humana, decisiones que produzcan efectos jurídicos o similarmente significativos sobre una persona. Las acciones sobre los Clientes Finales (premios, promociones, comunicaciones e inclusión o exclusión en campañas) las decide y ejecuta el Negocio, bajo su propia responsabilidad.
• Datos y mejora del servicio. El procesamiento automatizado se realiza sobre los datos necesarios para operar el programa de lealtad (por ejemplo, historial de visitas y sellos), bajo el principio de minimización. Fidelix podrá usar información agregada, estadística o anonimizada (que no identifica a personas) para mantener, mejorar y desarrollar la Plataforma. Fidelix no comercializa los Datos Personales de los Clientes Finales ni los cede a terceros para entrenar modelos de IA con finalidades ajenas al servicio. Si se utilizan proveedores de IA, actúan como subencargados, tratando los datos únicamente para prestar el servicio a Fidelix.
• Asistente de IA en Bienes Raíces. Las inmobiliarias que activan un paquete de Fidelix IA pueden usar un asistente que sugiere la descripción de una propiedad y un resumen diario de pendientes. Para esas dos funciones, Fidelix envía a un proveedor de IA (subencargado) únicamente datos del inventario que el propio equipo ya cargó —título, tipo y operación, zona, medidas, características y el borrador de la descripción, o conteos y títulos de propiedades— y no envía el precio, la dirección exacta, la ubicación en el mapa, datos del propietario, comisiones, notas internas ni datos personales de compradores o contactos. El asistente solo sugiere: nada se guarda, se publica ni se envía a terceros sin que una persona del equipo lo revise y lo aplique, y la inmobiliaria es responsable del contenido que decida usar. Cada uso consume operaciones del paquete de IA o de los créditos prepagados de la inmobiliaria. [Pendiente de revisión por un abogado.]
• Borradores de respuesta a consultas del portal. Cuando un comprador envía una consulta o una solicitud desde el portal público, la inmobiliaria puede pedir un borrador de respuesta redactado con IA. Para ello Fidelix envía a un proveedor de IA (subencargado) únicamente (i) el texto libre que escribió el comprador en su mensaje, con los correos electrónicos, teléfonos y enlaces tapados antes del envío, y (ii) los datos de la propiedad que el portal ya muestra públicamente. No se envía el nombre, el correo ni el teléfono del comprador (el nombre se incorpora al borrador en el propio navegador de la inmobiliaria). Como ese texto lo escribe el comprador, puede contener información personal que él mismo decida incluir (por ejemplo, su nombre o circunstancias personales) y que el filtro automático no puede detectar. El borrador es solo una sugerencia: Fidelix no lo envía; la inmobiliaria lo revisa, lo edita y lo envía por sus propios medios, bajo su responsabilidad. Para esta función Fidelix no guarda el borrador generado ni una copia del mensaje (solo un registro de uso, sin contenido). [Pendiente de revisión por un abogado: base legal por país, condiciones del proveedor de IA y transferencias internacionales.]
• Siguiente paso sugerido en el CRM. Para sugerir el siguiente seguimiento de una oportunidad, Fidelix aplica reglas propias sobre datos del CRM (etapa, días transcurridos, cantidad y resultado de visitas y seguimientos, y si la propiedad sigue disponible). Si la inmobiliaria lo pide, un proveedor de IA (subencargado) redacta el motivo y la nota de ese paso a partir de esa misma información estructurada; no se envían nombres, mensajes, notas libres, correos ni teléfonos de contactos. La sugerencia no se aplica sola: la inmobiliaria la revisa y decide si crea el seguimiento, bajo su responsabilidad. Para esta función Fidelix no guarda el texto generado (solo un registro de uso, sin contenido). [Pendiente de revisión por un abogado.]
• Derechos de los titulares. Cuando la ley aplicable lo reconozca, los Clientes Finales pueden ser informados sobre la existencia de tratamientos automatizados y de perfilado, oponerse a ellos y solicitar intervención humana o la revisión de una decisión. Estas solicitudes se dirigen principalmente al Negocio (Responsable); Fidelix colaborará razonablemente como Encargado.
• Responsabilidad. En la máxima medida permitida por la ley aplicable, Fidelix no será responsable por las decisiones que el Negocio o terceros adopten con base en resultados, estimaciones o recomendaciones generados de forma automatizada o mediante IA, ni por sus consecuencias.
• Uso responsable. El Negocio se obliga a no utilizar las funciones automatizadas o de IA para discriminar de forma ilícita ni para fines contrarios a la ley, y a informar a sus Clientes Finales conforme a la normativa que le resulte aplicable.

Algunas inmobiliarias que usan Fidelix publican un portal público (usefidelix.com/r/[nombre]) con su catálogo de propiedades. Quien lo visita (el “Visitante” o “Comprador”) puede ver las propiedades sin registrarse, enviar una consulta o una solicitud de visita y, si lo desea, crear una cuenta para guardar favoritos, ver el estado de sus solicitudes y recibir su tarjeta digital de esa inmobiliaria.

• Quién es responsable. La inmobiliaria dueña del portal es la Responsable del tratamiento de los datos de sus Visitantes y Compradores: decide para qué y cómo los usa (contactarte, mostrarte propiedades, coordinar visitas). Fidelix actúa como Encargado y proveedor tecnológico respecto de esos datos. Respecto de la cuenta de cliente de Fidelix (tu correo y tu acceso, la misma cuenta para todos los negocios), Fidelix trata esos datos para crearla, mantenerla, autenticarte y proteger la seguridad del servicio.
• Qué datos se tratan. Al enviar una consulta o solicitud de visita: nombre, correo y/o teléfono, mensaje, propiedad de interés, fecha y franja preferidas, idioma, la versión de estos términos que aceptaste, una huella irreversible de tu IP (no tu IP) y los datos básicos de tu navegador. Al crear tu cuenta: nombre, apellido, correo, teléfono (opcional), tus propiedades favoritas, tus solicitudes y tu tarjeta digital con sus sellos.
• Para qué. Responder tu consulta o coordinar tu visita; crear y mantener tu cuenta; guardar tus favoritos; mostrarte el estado de tus solicitudes; conservar la evidencia de tu consentimiento; y prevenir abuso, spam y fraude (por ejemplo, límites de envíos por huella). No usamos tus datos para publicidad ni los vendemos. Las bases son tu consentimiento (la casilla que marcas) y la atención de la solicitud que tú haces. [Base legal exacta por país: a confirmar con asesoría legal.]
• Respuestas con ayuda de IA. Para responderte más rápido, la inmobiliaria puede usar una herramienta de Fidelix que redacta un borrador de respuesta a tu consulta con inteligencia artificial. A un proveedor de IA (subencargado de Fidelix) solo se envía el texto de tu mensaje, con tus correos, teléfonos y enlaces tapados, junto con los datos públicos de la propiedad; no se envían tu nombre, tu correo ni tu teléfono. Una persona de la inmobiliaria revisa y edita siempre el borrador antes de enviártelo y no se toman decisiones automatizadas sobre ti. Evita escribir en el mensaje datos que no quieras compartir (por ejemplo, datos de salud, financieros o de terceros). [Base legal y transferencias internacionales: a confirmar con asesoría legal.]
• Contador de vistas y cookies. Para que la inmobiliaria sepa cuántas personas miran sus propiedades, se cuenta una vista anónima por propiedad y por día: sin cookies, sin guardar tu IP y sin identificarte. Para no contar dos veces a la misma persona se usa una marca temporal irreversible de, como máximo, un día. En el portal solo se usa una cookie de sesión si inicias sesión en tu cuenta (ver sección 18); no hay publicidad ni herramientas de rastreo de terceros.
• Quién puede ver tus datos. La inmobiliaria (su equipo autorizado), Fidelix y los proveedores técnicos descritos en la sección 11. Una consulta o solicitud llega por correo al responsable de la propiedad. Una misma cuenta puede unirse a varias inmobiliarias; cada una ve solo lo que tú le envías, no lo que haces en otra.
• Cuánto tiempo se conservan. Tu cuenta, tus favoritos y tu tarjeta, hasta que los borres o elimines tu cuenta. Las consultas y solicitudes las conserva la inmobiliaria en su propio sistema mientras sean necesarias para atenderte y por el tiempo que la ley le exija. Las vistas se guardan solo como cifras agregadas. De la evidencia de consentimiento se conservan la versión y la fecha; al eliminar tu cuenta se borran la IP y el navegador asociados. [Plazos exactos: a definir con asesoría legal.]
• Tus derechos y cómo ejercerlos. Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, revocación del consentimiento y portabilidad, según la ley aplicable. Desde la pestaña Privacidad de tu cuenta en el portal puedes: descargar tus datos (archivo JSON), salir de ese portal (borra tu cuenta en él, tus favoritos y tu tarjeta de esa inmobiliaria) o eliminar tu cuenta de Fidelix (borra tu cuenta y todo lo que cuelga de ella en todos los negocios; no se puede deshacer). Lo que la inmobiliaria guarda en su propio sistema lo gestiona ella: desde esa misma pestaña puedes escribirle para pedirle que lo borre, y ella puede anonimizar tu contacto. También puedes escribir a soporte@usefidelix.com. Los plazos de respuesta son los que fije la ley aplicable.
• Menores. El portal no está dirigido a menores de edad; no crees una cuenta ni envíes datos si no tienes la edad legal o la autorización de tu representante.
• Cambios. Si estos términos cambian, la versión que aceptaste queda registrada con la fecha. Los cambios relevantes se comunicarán por medios razonables.